(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理事務の総括等)

第4条　文書主管課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(文書取扱責任者及びその職務)

第5条　課及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱担当者及びその職務)

第6条　係に文書取扱担当者を置く。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第8条　到達文書は、文書主管係長において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(数課に関連する到達文書)

第9条　文書で、2以上の課に関連するものは、当該文書について最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

(郵便料未納等の郵便物の収受)

第10条　郵便料の未納又は不足の郵便物は、公務に属すると認められるものに限りその料金を納付し、これを収受することができる。

(勤務時間外の文書受付)

第11条　勤務時間外の文書は、警備員において受け、警備員から引継ぎを受けた警備管理者である総務課長(支所にあっては、市民課長)は、その文書を速やかに文書主管係長に引き継がなければならない。

(文書の処理)

第12条　文書主管係から配布を受けた文書は、庶務担当係において受付印を押し、文書受発簿(第2号様式)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、特殊取扱郵便物については、文書受発簿にその旨を記載しなければならない。

(他課に関係のある文書)

第13条　収受文書で他の課に関係のあるものは、写しの配布その他の方法により関係課に通知又は合議をしなければならない。

(起案)

第14条　文書の起案は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(起案理由及び関係書類)

第15条　起案文書には、起案の理由その他参考事項を付記するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類を添えなければならない。ただし、軽易定例な文書については、この限りでない。

(特別扱いの表示)

第16条　起案文書には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「例規」、「議案」等の取扱種別を、郵送すべきもので特殊郵便物扱いを必要とするものについては、その旨を表示しなければならない。

(文書の記名)

第17条　発送文書は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。

(回議)

第18条　重要若しくは異例の事案又は機密に属する文書は、部長、課長等が自ら持参して決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第19条　文書の起案に際しては、次の表の左欄に掲げる当該文書に係る決裁権者(南さつま市事務決裁規程(平成17年南さつま市訓令第1号)第2条第1号に定める決裁権者をいう。)の区分に応じ、それぞれ同表の右欄に掲げる決裁区分の表示をしなければならない。

(合議)

第20条　他課に関係のある事件は、当該課との合議を経て上司の決裁を受けなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第21条　決裁の終わった文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において速やかに決裁年月日を記入し、施行の手続をとらなければならない。

(条例等の取扱い)

第22条　条例等は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(議案等の取扱い)

第23条　市議会の議決若しくは同意を要し、又はこれに報告する文書は、総務課長及び総務企画部長に合議し、審査を経て市長の決裁を受けなければならない。

(浄書校合)

第24条　決裁文書で発送を要する文書は、主務課において浄書しなければならない。ただし、条例、規則、告示、訓令その他文書の内容等によって必要があると認めるものは、総務課において浄書校合することができる。

(発送文書の処理及び公印等)

第25条　発送文書は、主管課において、次に定めるところにより処理しなければならない。

(郵送文書の取扱い)

第26条　郵送する文書の発送は、原則として、料金後納の方法によるものとする。

(特殊な文書の取扱い)

第27条　発送文書で特殊な取扱いを要するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の整理)

第28条　文書は、常に整然と分類するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(文書分類表の作成)

第29条　文書主管課長は、分類項目ごとの文書名及び保存期間を記載した文書一覧表を作成しなければならない。

(完結文書の整理)

第30条　文書取扱担当者は、文書上の事務処理がすべて完結した文書(以下「完結文書」という。)を次に定めるところにより編集し、又は製本しなければならない。

(文書の保管)

第31条　文書は、完結した年度の翌年度まで主管課で保管するものとする。ただし、常時使用する文書その他特別の事情があると認められるものは、引き続き主管課で必要な期間保管することができる。

(文書の保存期間)

第32条　文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。ただし、必要と認めるときは、決裁を受けてその保存年限を伸縮することができる。

(保存期間の起算)

第33条　文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。

(保管文書の引継ぎ)

第34条　文書取扱責任者は、事務室に保管する期間を経過した文書については、文書主管課長に引き継がなければならない。

(書庫の看守)

第35条　書庫は、常に整然と分類し、整理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第36条　職員が、職務上必要とする場合は、保存文書を閲覧し、又は借覧することができる。この場合において、閲覧するときは口頭で、借覧するときは保存文書貸出簿(第7号様式)により、文書主管課長の承認をそれぞれ受けなければならない。

(保管文書の廃棄)

第37条　主管課長は、保管期間を満了した文書のうち、保存の必要がなくなったものについては、文書取扱責任者にその旨を確認させ、廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第38条　保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第39条　前条の規定にかかわらず、文書主管課長は、保存期間が経過した文書のうち、関係主管課長の要請により、なお保存の必要があると認められるものについては、当該必要な期間延長して保存することができる。この場合において、文書主管課長は、保存文書台帳に、延長する期間及びその理由を記載しなければならない。

(文書の廃棄処分)

第40条　第37条及び第38条の規定により廃棄する文書のうち、他に悪用されるおそれがあると認められる文書又は個人に関する情報にかかわるもの若しくは機密に属するものについては、裁断又は焼却等適切な方法により処分しなければならない。

(文書の所管替え)

第41条　機構改革等により保存文書及び保管文書が他の課の所管に属するものになったときは、主管課長は、当該文書を新たに所管する主管課長に引き継がなければならない。

(その他)

第42条　この規程の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。