○南さつま市議会事務局処務規程
平成17年12月7日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、南さつま市議会事務局(以下「事務局」という。)の事務分掌、職務、専決、文書取扱い、服務等について定めるものとする。
(職に関する事項)
第2条 事務局に参事、次長、専門員、主査、主任、主事を置くことができる。
2 参事は、上司の命を受け、事務局の事務を処理し、局長を補佐する。
3 次長は、上司の命を受け、事務局の事務を処理する。
4 前2項に定める職員以外の職員は、上司の命を受け、次長を補佐し、分掌事務を処理する。
(職務の代理)
第3条 上司が不在のときは、あらかじめ定める者がその職務を代理する。
2 前項により処理した事項は、後閲を受けなければならない。
(事務分掌)
第4条 事務局の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 儀式及び交際に関すること。
(2) 議員の身分及び資格得失に関すること。
(3) 議員報酬及び費用弁償等に関すること。
(4) 議会の本会議及び各委員会に関すること。
(5) 職員の人事及び給与等に関すること。
(6) 職員の福利厚生に関すること。
(7) 市議会議員共済会に関すること。
(8) 議会図書の整理及び保管に関すること。
(9) 議会関係例規の制定改廃に関すること。
(10) 議場及び各室の管理に関すること。
(11) 各種調査に関すること。
(12) 広報及び各種統計資料に関すること。
(13) 議案、報告、請願等の受理及び取扱いに関すること。
(14) 会議録の調製に関すること。
(15) 議決事項の処理に関すること。
(16) 決議案及び意見書案に関すること。
(17) 議会の諸会議に関すること。
(18) 公聴会に関すること。
(19) 議会の傍聴及び議場の取締りに関すること。
(20) 議会先例等に関すること。
(21) その他議事に関すること。
(22) 事務局内の庶務に関すること。
(局長の直接担任する事項)
第5条 次の事項は、局長が直接担任する。
(1) 公印の管守に関すること。
(2) 職員の任免、賞罰及び身分に関すること。
(3) 職員の服務及び規律に関すること。
(4) 議長の秘書に関すること。
(5) 親展文書の取扱い及び秘密に関すること。
(局長の専決事項)
第6条 局長の専決事項は、次のとおりとする。ただし、重要、又は異例に属すると認めるときは、意見を具し、議長の指揮を受けなければならない。
(1) 予算の執行に関すること。
(2) 文書の収受、発送及び編集保存に関すること。
(3) 調査、統計等照会に対する回答に関すること。
(4) 職員の出張に関すること。
(5) 職員の時間外勤務に関すること。
(6) 職員の休暇の付与並びに欠勤等の承認に関すること。ただし、長期にわたるものを除く。
(7) 議会関係室の使用に関すること。
(8) 調査に関すること。
(9) 図書室に関すること。
(10) その他軽易な事項で、議長の決裁を要しないこと。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
(1) 文書は、文書受発簿により番号を付し、発送文書には、暦年及び「南市議」の記号を冠する。
(2) 文書番号は、暦年(会計に関する文書は、会計年度)による一連番号とし、事件が完結するまで同一番号を用い、文書の往復回数の順に枝号を付して処理することができる。
(文書の受付及び配布)
第8条 事務局に到達した文書の受付及び配布は、次の各号による。
(1) 到達文書及び電信は、受付印を押し、文書受発簿に必要事項を記載しなければならない。急を要するものは局長に提示した後、配布しなければならない。
(2) 局長は、到達文書を議長が最近到着したとき、その閲覧に供しなければならない。ただし、重要異例、又は急を要すると認めたものは、直ちに議長の閲覧に供し、又は報告しなければならない。
(3) 親展文書及び親展電信は、封皮に受付印を押し、開封せず直ちに議長に提出し、その指示を受けなければならない。
(4) 収受文書に金券等を同封してあるものについては、その額等をその文書の上部欄外に朱書し、その処理については、局長の指示を受けなければならない。
(5) 収受文書に別紙又は物品等の添付の記載があって実際にその添付がないときは、文書の余白にその旨を記載しなければならない。
(6) 文書収受日が権利の得失に関係のあるものは、取扱者が収受の日時を明示し、かつ、その封筒を添付しなければならない。
2 口頭又は電話をもって処理する事件については、その要領を記載し、局長に提示しなければならない。
(文書の整理及び保存)
第9条 文書は、速やかに整理し、関係書類は取りまとめ、顛末を明らかにするとともに、散逸を防ぎ所定の期間保存しなければならない。保存期間は、別表によるものとし、保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、翌年度から起算する。
(物品取扱い)
第10条 事務局に備品台帳を備え、その保管整理をしなければならない。
(本会議中の職務)
第11条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号により、会議に関する事務を処理しなければならない。
(1) 議員の出席数及び在席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議事録を誤らぬように注意すること。
(3) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第121条の規定による出席者に対する連絡に関すること。
(4) 傍聴人に関すること。
(5) その他特に命ぜられたこと。
(委員会中の職務)
第12条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の年月日時及び出席、欠席の委員氏名並びに会議の概要を記録しておかなくてはならない。
(秘密保持)
第13条 職員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。
2 前項については、その職を離れた後も同様とする。
(補則)
第14条 この規程に定めるもののほか、事務局の庶務及び職員の任免、分限、懲戒、給与並びに服務に関しては、市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成17年12月7日から施行する。
附則(平成19年3月30日議会訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月28日議会訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年10月1日議会訓令第3号)
この訓令は、平成20年10月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日議会訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月20日議会訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第9条関係)
1 永年保存
(1) 議決書、会議録及び議案議決整理簿
(2) 異議申立て、訴訟、請願、陳情、意見書等に関するもの
(3) 議員の名簿、身分、資格得失及び経歴、表彰に関すること。
(4) 市議会議員共済会会員台帳
(5) 法令等に基づく諸報告に関するもの
(6) 議会の先例及び議会史に関するもの
(7) 議会関係例規に関するもの
(8) 職員の人事に関するもの
(9) 前各号のほか、永年保存の必要があるもの
2 10年保存
(1) 委員会記録
(2) 調査、報告、統計、証明等で重要なもの
(3) 各種議長会に関し特に重要なもの
(4) 前3号のほか、10年間保存の必要があるもの
3 5年保存
(1) 議長会及び事務局長会に関するもの
(2) 調査、報告、統計、証明等に関するもの
(3) 前2号のほか、5年間保存の必要があるもの
4 3年保存
(1) 調査、報告、統計、証明等で5年保存の必要のないもの
(2) 前号のほか、3年間保存の必要があるもの
5 前各項に規定するもののほか、保存についての取扱いについては、市長の事務部局の例による。