(趣旨)

第1条　この要領は、南さつま市情報公開条例(平成17年南さつま市条例第14号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(開示請求の受付等)

第2条　公文書開示請求(以下「開示請求」という。)の受付等は、総務企画部総務課(以下「総務課」という。)において行うものとする。

(所管課等の対応)

第3条　所管課等に直接請求や問い合わせ等があった場合は、当該所管課等の職員は、総務課において開示請求の受付等を行う旨を案内するものとする。

(開示請求書の留意事項)

第4条　総務課に開示請求書が提出された場合は、受付を行い、次の事項を確認し、補正が必要なときは補正を求めるものとする。

(公文書の特定)

第5条　所管課等は、開示請求があった公文書の件名又は内容に該当する公文書の存否及び当該公文書が開示請求の対象となる公文書であるかについて確認等を行うものとする。

(開示請求書が提出された場合の説明等)

第6条　開示請求書が提出された場合は、前3条の事務処理を行った後、公文書の公開について請求者に対し説明を行うものとする。

(受け付けた開示請求書の取扱い)

第7条　受け付けた開示請求書は、次のとおり取り扱うものとする。

(開示請求書の補正)

第8条　開示請求書に記入漏れ、不鮮明又は意味不明な箇所があるなど、記載事項に軽易な不備がある場合は、速やかに請求者に対して、口頭でその不備な部分の補正を求めるものとする。

(電話又は口頭による請求)

第9条　開示請求は、条例第6条の規定により電話又は口頭による開示請求は認めないものとする。

(郵送又はファクシミリ等による請求)

第10条　郵送による開示請求は、必要事項が記載されており、かつ、請求権者であることが確認できる場合は、受付をし、請求者にその写しを送付するものとする。この場合、当該請求書が総務課に到着した日をもって受付日とする。

(所管課等における開示決定等の事務)

第11条　所管課等は、開示決定等に当たり、開示請求書の記載事項に不備がないか改めて確認した上で、開示請求のあった公文書について、次の事項について検討するものとする。

(第三者情報の取扱い)

第12条　開示請求のあった公文書に、公務員以外の者(当該公務員の職及び職務の遂行に係る情報でない場合は除く。)に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合であって、実施機関においてあらかじめこれらの者の意見を聴く必要があると認められるときは、第19条及び第20条の第三者情報の取扱い等により処理するものとする。

(開示決定等の検討)

第13条　所管課等は、開示決定等に当たっては、総務課と合議するとともに、必要に応じて関係課等に合議しなければならない。

(公文書開示決定通知書の記入要領)

第14条　公文書開示決定通知書の作成は、次により取り扱うものとする。

(公文書一部開示決定通知書の記入要領)

第15条　公文書一部開示決定通知書の作成は、次により取り扱うものとする。

(公文書不開示決定通知書の記入要領)

第16条　公文書不開示決定通知書を作成する場合は、次により取り扱うものとする。

(公文書全部開示決定通知書等の送付)

第17条　所管課等は、全部開示、一部開示、不開示(応答拒否及び文書不存在の場合を含む。)、開示決定の期限の延長、大量の公文書開示請求に係る決定又は開示請求の移送をした場合は、速やかに公文書全部開示決定通知書、公文書一部開示決定通知書、公文書不開示決定通知書、開示決定等期限延長通知書、開示決定等期限特例適用通知書又は事案移送通知書を請求者に送付し、その写しを総務課に送付するものとする。

(開示決定等期限延長通知書の記入要領)

第18条　開示決定等期限延長通知書の作成は、次により取り扱うものとする。

(第三者情報に係る意見書の提出)

第19条　開示請求があった公文書に第三者情報が記録されている場合で、条例第15条第1項又は第2項の規定により意見を求めるときは、意見書提出機会付与通知書によるものとする。

(第三者への通知)

第20条　所管課等は、条例第21条で開示に反対の意見を表示した第三者情報を開示する決定をした場合は、公文書開示請求に係る第三者情報開示決定通知書により、当該第三者に対して、開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置いて通知するものとする。

(閲覧に供する方法による開示)

第21条　公文書を閲覧に供する場合は、公文書の原本を開示するものとする。ただし、当該公文書の保存状態等により原本を開示することによって汚損又は破損するおそれがある場合は、その写しをもって行うものとする。

(写しの交付の方法による開示)

第22条　公文書の写しの交付は、おおむね次に掲げる方法によるものとする。

(開示の日時及び場所)

第23条　公文書の開示は、直ちに開示できる場合を除き、あらかじめ開示決定通知書により指定した日時及び場所で所管課等が実施するものとし、必要に応じ総務課の職員が立ち会うものとする。

(開示決定通知書の提示)

第24条　公文書を開示するに当たっては、請求者に対して開示決定通知書の提示を求めるものとする。

(開示決定内容の確認)

第25条　公文書の開示に当たっては、開示決定通知書に記載された公文書の内容と開示を受けようとする公文書が一致していることを、請求者に確認するものとする。

(指定日時以外の公文書の開示の実施)

第26条　請求者が、あらかじめ指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合又は指定の日時に来庁せず後日連絡してきた場合は、別の日時に公文書を開示することができるものとする。

(開示請求者への注意事項)

第27条　公文書を開示するに当たっては、請求者に対して、公文書の開示によって得た情報を適正に使用するよう啓発に努めるものとする。

(公文書の開示に係る費用)

第28条　公文書の開示に係る費用は、条例第11条第1項の決定をした所管課等又は企業会計職員が現金出納の方法により徴収するものとする。

(審査請求の受付)

第29条　行政不服審査法(平成26年法律第68号)第2条及び第3条の規定に基づく審査請求があった場合は、総務課において受け付けるものとする。

(審査請求の補正)

第30条　総務課は、提出された審査請求を遅滞なく審査し、当該審査請求に必要な事項が記載されていないとき、必要な書類が添付されていないとき、その他申請に不備があるときは、請求者に相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(審査請求の内容検討)

第31条　所管課等は、当該審査請求が適法であるかを検討するものとする。

(審査会への諮問)

第32条　前条の内容を検討した結果、審査請求が不適法である場合は、審査請求を却下し、それ以外の審査請求に対する決定に当たっては、条例第20条第1項の規定により、南さつま市情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。

(諮問した旨の通知)

第33条　所管課等は、審査請求について条例第20条第3項の規定により審査会に諮問した場合は、その旨を審査請求人、参加人、反対意見を提出した第三者等に、南さつま市情報公開審査会への諮問通知書により通知しなければならない。

(裁決事務)

第34条　審査会から答申があった場合は、所管課等は、その答申を尊重して当該審査請求に係る裁決を行うものとする。

(裁決書の送付)

第35条　所管課等は、公文書開示等審査請求裁決決定通知書を作成し、これを審査請求人、参加人等に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

第36条　所管課等は、条例第20条第3項本文の規定により、同項第1号の第三者からの審査請求を却下若しくは棄却する場合、又は同項第2号の部分開示及び不開示決定を変更して公文書を開示する場合等は、反対意見書提出(審査請求を棄却する場合等)に係る公文書開示決定により、開示を実施する日との間に2週間を置いて、通知しなければならない。

(運用状況の公表)

第37条　条例第43条の規定による条例の施行状況の公表は、次に掲げる事項について行うものとする。