○南さつま市立学校事務処理規程
平成17年11月7日
教育委員会訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 服務(第2条―第4条)
第3章 人事記録等の取扱い(第5条―第8条)
第4章 身上に関する手続(第9条―第14条)
第5章 文書取扱い(第15条―第31条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 南さつま市立学校の職員の服務、身分上の手続及び文書の取扱いに関する事項は、法令その他に定めのあるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2章 服務
(勤務簿)
第2条 学校に、職員の在校時間を電磁的に記録する勤務簿(以下単に「勤務簿」という。)を置く。
2 職員は、在校時間を勤務簿に記録しなければならない。
(1) 勤務日 前日の勤務簿を点検し、必要な補記又は修正を行う。
(2) 毎月初日 勤務簿を出力し、各職員による確認及び必要な補記又は修正を行う。
2 職員は、出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため予定の変更を必要とするときは、速やかに校長の指示を受けなければならない。
(別勤及び研修)
第4条 職員(県費負担の職員に限る。)を校外勤務させる必要があるときは、校長は、別勤命令簿(第2号様式)により、その勤務に関し必要な事項を処理するものとする。
4 校長は、前2項の規定により研修を承認した場合は、当該職員ごとに、研修計画書、研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。
第3章 人事記録等の取扱い
2 校長は、資格、任免、給与その他身分上の異動を証するに足りる書類に基づき、前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し、これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第6条 校長は、任免、給与その他職員(県費負担の職員に限る。)の身分上の異動があったときは、辞令又は異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記載し、履歴書を整備しなければならない。
(職員の転任)
第7条 校長は、職員が転任した場合においては、当該職員の健康診断票を転任先の校長に送付しなければならない。
(氏名変更等の届出)
第8条 職員が氏名を変更したときは、氏名変更届(第6号様式)を、校長を経て教育長に届け出なければならない。
3 職員が住所(療養場所を含む。)を変更したとき又は上位の学歴免許等の資格を取得したときは、その旨を校長に届け出なければならない。
第4章 身上に関する手続
(退職)
第9条 職員が退職しようとするときは、その理由及び期日を記した退職願(第7号様式)を、校長を経て教育長に提出しなければならない。
(休職及び療養休暇)
第10条 職員(県費負担の職員に限る。)が結核性疾患その他心身の故障のため長期の休養を要すると診断されたときは、病気休暇を取る場合を除き、校長は、休職副申書(第9号様式)に必要な書類を添えて、発令予定の7日前までに副申しなければならない。
2 特例法第14条の適用又は準用を受ける者が結核性疾患のため休職の許可を受けようとする場合は、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願
(2) 身体検査判定書の写し
3 結核性疾患によるものを除き、心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあっては、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願(県費負担の職員は、県教育委員会あて)
(2) 医師の診断書
4 職員(教職員を除く県費負担の職員をいう。)が結核性疾患のため療養休暇を取る場合は、療養休暇願(第10号様式)に身体検査判定書の写しを添えて、校長を経て教育長に提出しなければならない。
(復職)
第12条 休職又は療養休暇中の職員がその理由が消滅し勤務に復帰しようとするときは、速やかにその事情及び期日を記した復職願(県費負担の職員は、県教育委員会あて)に必要な書類を添えて、校長を経て教育長に提出しなければならない。
2 前項の場合において、その理由が結核性疾患によるものにあっては身体検査判定書を、その他の疾患によるものにあっては医師の診断書(第10条第3項第2号に掲げる医師の診断書とする。)を添えなければならない。
(報告)
第13条 校長は、職員(県費負担の職員をいう。)について次の各号のいずれかに該当するものがあるときは、速やかにその事情を記した書類をもって教育長に報告しなければならない。
(1) 感染症により登校できなくなったもの
(2) 私事故障により出勤しないことが引き続き2週間を超え、又は傷病により出勤しないことが引き続き2か月を超えるに至ったもの
(3) 条件付採用期間の範囲内において、実際に勤務した日数が90日に達しないと予想されるもの
(4) 法令、条例、規則、規程等に違反する事実があるもの
(5) 死亡により退職したもの
(6) 私事のため1週間以上県外に旅行するもの
(7) その他勤務上又は一身上重要と認められる事実があるもの
(昇給昇格)
第14条 昇給昇格の内申手続については、別に指示するところによる。
第5章 文書取扱い
(文書及び簿冊取扱いの原則)
第15条 文書及び簿冊は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第16条 校長は、文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め、次に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受け付け及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) その他文書処理に関し必要なこと。
(備付帳簿)
第17条 文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は、次のとおりとする。
(1) 受発簿
(2) 文書送達簿
(3) 簿冊台帳
(4) 親展、書留及び速達受渡簿
3 校長は、第1項に定める帳簿のほか、必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付)
第18条 学校に到達した文書は、文書処理担当者において受け付け、次により処理しなければならない。
(1) 到達した文書は、すべて受付日付印を押し、到達順序に従って受発簿(第14号様式)に整理記入すること。ただし、次に掲げる文書については、その記入を省略することができる。
ア 通知書、案内書その他これに類する軽易な文書
イ 請求書、領収書、見積書及び送り状
ウ 新聞、官公報その他これに類する印刷物
(2) 文書処理担当者は、受け付けた文書を各主務者に配布し、受発簿に登載した文書は、受発簿に受領印を受けるものとする。
(3) 親展文書、書留及び速達は、すべて親展、書留及び速達受渡簿(第15号様式)に記入し、名あて人に配布し、同受渡簿に受領印を受けるものとする。
(4) 官報、県公報その他軽易な文書は、受付日付印を押し、適宜処理するものとする。
(供覧文書)
第19条 閲覧に供する文書は、供覧文書処理印(第16号様式)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第20条 事案の処理は、原則として文書によるものとし、文書を起案するときは、起案用紙(第17号様式)によらなければならない。ただし、定例であって簿冊をもって処理できるもの、軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは付せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは、この限りでない。
(文書の作成)
第21条 供覧文書及び起案文書は、次により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により、簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は、支障のない限り1起案とする。
(4) 緊急を要する文書及び重要文書には、朱印又は朱書をもって欄外上部にその旨を表示し、機密文書は、封筒に入れてその旨を表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には台紙を付けること。
(電報、電話又は口頭による照会等の処理)
第22条 電報、電話又は口頭による照会、回答報告等で重要な事項については、その要領を摘記し、前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第23条 発送文書は、それぞれの係において必要部数を浄書し、文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書処理担当者は、前項の送付を受けたときは、直ちに受発簿に記入のうえ発送しなければならない。ただし、この場合においては、第18条第1号ただし書の例によることができる。
3 市内官公署、学校、各種団体等にあてて送達する文書は、文書送達簿(第18号様式)に記入のうえ受領印を徴するものとする。ただし、軽易と認められるものは、この限りでない。
(1) 受発簿による順次番号を付けること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
(4) 公印を押すこと。
(処理済の表示)
第25条 文書の処理が終了したときは、その都度受発簿の処理理由欄にその要領及び月日を記入し、同文書に「完結」印を押さなければならない。
(編集方法)
第26条 完結した文書は、それぞれの係において編集しなければならない。
2 文書の編集区分は、年度により、簿冊の厚さは8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは、適当に分書し、紙数の少ないものは、2年度以上の分を合わせて編集することができる。
3 編集した簿冊には、表紙に名称、年度及び保存年限を表示しなければならない。ただし、第3種及び第4種に属するものは、製本、表装目次を省略することができる。
(種別及び保存年限)
第27条 簿冊の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。ただし、必要と認めるときは、保存年限を延長することができる。
(保存年限の計算)
第28条 保存年限の計算は、その属する年度の翌年度から起算する。
(簿冊の引継ぎ及び保管)
第29条 当該年度の簿冊は、当該年度末までにそれぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし、やむを得ない簿冊は、年度経過後3か月以内に引き継ぐものとする。
2 前項の期限経過後、それぞれの係において引き続き簿冊を保管しようとするときは、簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して、文書処理担当者に連絡しなければならない。
(文書の廃棄処分)
第31条 保存期間の満了した文書(永久保存に属する文書で10年ごとに精査し、永久保存の必要のないと認めるものを含む。)は、校長の決裁を受けて廃棄処分するものとする。
2 廃棄処分する文書で、他人の名誉、信用にかかわるもの又は秘密に属するもの等はこれを焼却し、文書に押してある公印等で他に転用されるおそれのあるものについては塗抹、裁断又は焼却しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年11月7日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に保存されている文書の取扱いについては、なおそれぞれ合併前の取扱いの例による。
附則(平成29年3月31日教委訓令第3号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月14日教委訓令第1号)
この訓令は、平成31年2月14日から施行する。
附則(令和2年3月19日教委訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月1日教委訓令第1号)
この訓令は、令和3年12月1日から施行する。ただし、令和3年度において勤務簿による記録が困難と教育長が認める学校における改正後の第2条の規定は、なお従前の例による。
別表(第27条関係)
第1種(永久) | 第2種(20年) | 第3種(10年) | 第4種(5年) | 第5種(1年) |
・学校沿革史 ・卒業証書授与台帳 ・旧職員履歴書つづり ・学校に関係ある法令、条例、規則、訓令、その他例規となるべきもの ・統計、試験研究資料で特に重要なもの |
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| ・転退学者名簿 ・辞令交付簿 ・公文書つづり ・統計資料つづり ・請願出届書つづり ・旅行命令簿 ・復命書つづり ・給与簿 ・勤務関係承認簿(年次休暇処理簿等を含む。) ・学校要覧 ・学校日誌 | ・一時限りの処理に属する願 ・伺届、上申、請書、往復文書等台帳に登録済の文書で5年保存の必要のないもの ・その他5年保存の必要のないもの |
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| ・退隠料(恩給)等請求に関する書類 | ・文書受発簿 ・文書送達簿 ・退職金等請求に関する書類 ・授業料徴収台帳 ・給料関係書類 | ・領収金日計表 |
| ・指導要録(学籍に関する記録) |
| ・指導要録(指導に関する記録) ・各教科学習指導計画表 ・学力試験及び成績考査に関する書類 ・担任学級、担任教科、又は科目、時間割表、日課表 ・学習評価一覧表 ・出席簿 |
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・設計書 ・校地校舎図面 ・不動産台帳 ・不動産引継書 |
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| ・郵便切手受払簿 ・物品購入請求伝票 ・物品保管転換書 ・物品亡失損傷報告書 |
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・備品受払書(備品台帳) ・図書受払書(図書台帳) ・国庫補助事業関係書類 |
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| ・学校給食用金銭出納簿及び出納補助簿 ・健康診断票 ・歯の検査票 ・職員健康診断票 ・保健日誌 ・学校医、学校歯科医及び薬剤師の執務記録簿 |
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