○南さつま市会議録作成規程
令和6年3月27日
訓令第6号
(目的)
第1条 この規程は、南さつま市情報公開条例(平成17年南さつま市条例第14号。以下「情報公開条例」という。)の趣旨に鑑み、会議録を適切に作成することにより、市の意思決定の明確化を図り、もって公正で開かれた市政の実現に資することを目的とする。
(対象とする会議)
第2条 この規程の対象とする会議は、次のとおりとする。
(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の4第3項の規定に基づき設置した附属機関の会議
(2) 前号に準ずる機関で市民、関係行政機関、関係団体、学識経験者等の意見を聴取し、市政に反映させることを主な目的として、規則、要綱等により設置した会議
(3) 前2号の規定にかかわらず、市の施策、業務等の方針についての協議又は意思決定等を伴う重要な会議。ただし、次に掲げる会議を除く。
ア 連絡調整等を目的とした会議
イ 課等の内部会議
ウ その他軽易な会議
(会議録の記載事項)
第3条 会議録には、原則として次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 会議の名称
(2) 開催日時及び場所
(3) 出席者の氏名(必要に応じて、欠席者の氏名)
(4) 会議事項、議題及び会議結果
(5) 会議の経過
(6) 会議資料
(会議録の記載方法)
第4条 会議録の記載方法は、次のとおりとする。
(1) 会議録の記載は、特に詳細な記録が必要な場合を除き、要点筆記とすること。
(2) 会議の経過については、発言内容、決定事項及び確認された事項が容易に理解できるように簡潔に表現し、作成するものとすること。
2 会議録の様式は、別記様式のとおりとする。ただし、会議の内容等に応じて適宜これを変更できるものとする。
(会議録の処理)
第5条 作成した会議録は、当該会議の委員長等及び所管課長等の確認を受け、必要があればこれを補完するものとする。ただし、当該会議において別段の確認方法を定めたときは、その定めるところによるものとする。
(特別の定めがある場合の取扱い)
第6条 会議録の作成について、法令、条例、規則その他の特別の定めがあるときは、その定めるところによる。
附則
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
